ติดต่อสถานทูต. จดหมายสนับสนุนวีซ่าเชงเก้น จดหมายถึงกงสุลเพื่อขอวีซ่า

หากเอกสารทั้งหมดเป็นไปตามคำสั่งและเช็คไม่เปิดเผยการละเมิดใด ๆ สามารถออกวีซ่ารัสเซียสำหรับพลเมืองสหภาพยุโรปตามคำเชิญบนหัวจดหมายของบริษัทที่ได้รับการรับรองเป็นระยะเวลาสูงสุด 5 ปี และสำหรับพลเมืองสหรัฐอเมริกา - เป็นระยะเวลาหนึ่ง นานถึง 3 ปี

การปรากฏตัวของคำเชิญจากองค์กรที่ได้รับการรับรองไม่ได้รับการแก้ไขตามกฎหมายดังนั้นจึงอาจเป็นไปตามอำเภอใจ แต่คำเชิญดังกล่าวจะต้องระบุหมายเลขทะเบียนของบริษัทที่ออกคำเชิญ รายละเอียดหนังสือเดินทาง อายุของวีซ่า และความหลากหลายของมัน คำเชิญดังกล่าวต้องได้รับการรับรองโดยลายเซ็นของหัวหน้าบริษัทและตราประทับ

ข้อมูลรายละเอียดเพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีการขอวีซ่าธุรกิจไปยังรัสเซียสามารถดูได้ในส่วนนี้

จดหมายสนับสนุน- คำแถลงอย่างเป็นทางการที่บุคคลใดบุคคลหนึ่งสมัครใจที่จะให้การสนับสนุนทางการเงินสำหรับการเดินทางไปต่างประเทศของญาติคนใดคนหนึ่งของเขา (ในกรณีที่ญาติรายนี้ไม่สามารถจ่ายค่าเดินทางในอนาคตได้อย่างอิสระ)

จดหมายรับรองไม่จำเป็นในทุกกรณี แต่เฉพาะในกรณีพิเศษบางอย่างเท่านั้น

จะต้องออกให้หากคุณวางแผนที่จะเดินทางไปยังประเทศในกลุ่มเชงเก้น แต่ไม่ได้ทำงานและไม่มีเงินจำนวนมากในบัญชีธนาคารของคุณ

ใครต้องการจดหมายสนับสนุน?

รายชื่อบุคคลที่นอกเหนือจากเอกสารที่จำเป็นอื่น ๆ จะต้องจัดเตรียมจดหมายรับรองเพื่อขอรับวีซ่าออก:

• พลเมืองที่เป็นผู้ใหญ่ผู้ว่างงานชั่วคราวและไม่สามารถนำเสนอสารสกัดจากบัญชีส่วนตัวของตนได้ จึงยืนยันความสามารถในการละลายทางการเงินของพวกเขา
• แม่บ้านผู้ที่ได้รับการสนับสนุนจากคู่สมรสและไม่ได้ทำงานอย่างเป็นทางการที่ใด
• นักเรียนมหาวิทยาลัย สถาบัน วิทยาลัย โรงเรียน และสถาบันการศึกษาอื่น ๆ ที่ไม่มีสถานที่ทำงานถาวร
• พลเมืองพิการ(เช่น คนพิการ)
• ผู้รับบำนาญที่ไม่ทำงาน.

ตามกฎแล้วพลเมืองทุกประเภทเหล่านี้ไม่สามารถแสดงหลักฐานการจ้างงานของตนได้ตลอดจนพิสูจน์ได้ว่ามีเงินจำนวนมากในบัญชีของพวกเขา

คนเหล่านี้ทั้งหมดหากพวกเขาต้องการยื่นขอวีซ่าเชงเก้นของรัฐใดรัฐหนึ่ง จะต้องขอให้ญาติหรือเพื่อนคนใดคนหนึ่งของพวกเขาออกจดหมายสนับสนุน

ในกรณีที่คุณไม่ได้ทำงานอย่างเป็นทางการที่ใดก็ได้ แต่มีบัญชีของคุณเองในธนาคารใด ๆ ที่มีเงินจำนวนมาก ก็เพียงพอแล้วที่จะนำเสนอเฉพาะส่วนที่แยกจากบัญชีนี้

ไม่จำเป็นต้องลงทะเบียนคำสั่งผู้สนับสนุนในกรณีดังกล่าว สิ่งสำคัญคือคุณมีฐานะร่ำรวยเพียงพอและสามารถจ่ายค่าเดินทางและค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้องกับการเดินทางทั้งหมดได้ด้วยตัวเอง

ใครสามารถเป็นผู้สนับสนุนได้บ้าง?

การเลือกบุคคลที่เหมาะสมที่สามารถรับรองคุณได้เป็นสิ่งสำคัญมาก ไม่ใช่แค่ใครก็ตามที่สามารถทำหน้าที่เป็นสปอนเซอร์ดังกล่าวได้

จะเป็นการดีที่สุดหากเป็นญาติสนิทที่สุดคนหนึ่งของคุณ (เช่น พ่อ แม่ สามี ภรรยา ลูกชาย ฯลฯ) ซึ่งคุณสามารถบันทึกความสัมพันธ์ด้วยได้

เอกสารดังกล่าวอาจเป็นสูติบัตรหรือทะเบียนสมรส

สถานทูตเชงเก้นหลายแห่งอนุญาตให้มีความเป็นไปได้ในการออกจดหมายรับรองโดยบุคคลที่ไม่เกี่ยวข้องกับผู้สมัคร

พลเมืองตัวทำละลายของสหพันธรัฐรัสเซียสามารถเป็นผู้สนับสนุนได้

สิ่งสำคัญคือเขามีสถานที่ทำงานถาวรและสามารถรับประกันได้ว่าเขาจะรับผิดชอบทางการเงินทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับการเดินทางของคุณ

ค่าใช้จ่ายดังกล่าว ได้แก่ ค่าโรงแรมที่พัก อาหาร บริการนำเที่ยว ค่าขนส่ง ฯลฯ

ตัวอย่างเช่น คู่สมรสของคุณอาจทำหน้าที่เป็นผู้สนับสนุนหากคุณไม่ได้สานสัมพันธ์อย่างเป็นทางการ เช่นเดียวกับองค์กรที่คุณทำงาน หรือบุคคลที่เป็นเจ้าภาพ (เช่น ในกรณีของการเดินทางเพื่อธุรกิจหรือการศึกษาดูงาน)

เป็นที่น่าสังเกตว่าคณะผู้แทนทางการทูตของบางรัฐใช้แนวทางที่เข้มงวดมากในประเด็นการออกหลักประกันดังกล่าว โดยเฉพาะอย่างยิ่งในการคัดเลือกบุคคลเหล่านั้นที่สามารถทำหน้าที่เป็นผู้สนับสนุนได้

ในบางกรณี มีความเป็นไปได้ที่จะปฏิเสธหากสปอนเซอร์ของคุณไม่ใช่ญาติ แต่เป็นบุคคลอื่น

แต่ก็มีสถานทูตที่ไม่ได้ให้ความสนใจเป็นพิเศษในประเด็นนี้

ความแตกต่างทั้งหมดนี้ขึ้นอยู่กับสถานะที่คุณจะไปตลอดจนจุดหมายปลายทางของการเดินทาง

อนุญาตให้ร่างและเขียนจดหมายสนับสนุนได้โดยไม่ต้องมีคำสั่งที่ชัดเจน ไม่ว่าในรูปแบบใด ๆ ก็ไม่จำเป็นต้องมีแบบฟอร์มพิเศษ เป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่งที่เนื้อหาจะต้องมีข้อเท็จจริงที่บ่งบอกถึงความสัมพันธ์ระหว่างผู้สนับสนุนและผู้สมัคร

นอกจากนี้ เอกสารนี้จะต้องระบุวันที่วางแผนการเดินทาง สถานที่เยี่ยมชม ตลอดจนรายละเอียดหนังสือเดินทางของผู้สนับสนุนและข้อมูลส่วนบุคคลอื่น ๆ อย่างแน่นอน

โดยปกติข้อความในจดหมายสนับสนุนจะเขียนเป็นภาษารัสเซีย แต่สถานทูตของบางประเทศกำหนดให้เขียนเป็นภาษาอังกฤษ

ตามกฎแล้ว ไม่จำเป็นต้องรับรองเอกสารรับประกันการให้การสนับสนุน แต่หากผู้สนับสนุนไม่ใช่ญาติของคุณ แต่เป็นบุคคลอื่น จะเป็นการดีกว่าถ้ามีเอกสารรับรองโดยทนายความ

ทุกวันนี้หลายคนที่มักจะได้รับวีซ่าเชงเก้นระยะสั้นรู้จากประสบการณ์ของตนเองว่าเพื่อความอุ่นใจการได้รับการรับรองเอกสารล่วงหน้าจึงคุ้มค่า - ซึ่งจะเพิ่มโอกาสในการได้รับวีซ่า

คุณสามารถออกจดหมายสนับสนุนหนึ่งฉบับให้กับญาติของคุณได้หลายคนในคราวเดียว ตัวอย่างเช่น หากคุณเดินทางกับครอบครัวใหญ่ และมีเพียงคุณคนเดียวเท่านั้นที่มีรายได้สูงถาวร บุคคลนี้สามารถเขียนใบรับรองการสนับสนุนหนึ่งใบสำหรับผู้เข้าร่วมทุกคนในการเดินทาง

ตัวอย่างจดหมายสนับสนุนวีซ่าเชงเก้น 2019

เพื่อให้ง่ายต่อการเขียนจดหมายสนับสนุน เราขอเสนอตัวอย่างเอกสารดังกล่าวสองตัวอย่าง (เป็นภาษารัสเซียและภาษาอังกฤษ) แม้ว่าเอกสารดังกล่าวสามารถจัดทำในรูปแบบอิสระได้ แต่ก็ยังมีกฎเกณฑ์บางประการในการจัดทำ

ตัวอย่างจดหมายสนับสนุนเป็นภาษารัสเซีย

ฉัน Petrov Petrovich (วันเกิด หมายเลขหนังสือเดินทางและชุด ที่อยู่ลงทะเบียน) เป็นผู้สนับสนุนการเดินทาง และด้วยคำแถลงนี้ ฉันรับประกันการชำระค่าใช้จ่ายทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับการเข้าพักของภรรยาของฉัน Olga Ivanovna Petrova (วันเกิด หมายเลขหนังสือเดินทางและชุดที่อยู่จดทะเบียน) ในอาณาเขตของสาธารณรัฐเช็กและกลุ่มประเทศเชงเก้นในช่วงวันที่ 10/12/2561 ถึง 10/25/2561 วันที่ลงนาม

สามารถดาวน์โหลดเทมเพลตและตัวอย่างการกรอกได้จากลิงก์:

จดหมายสนับสนุนเป็นภาษาอังกฤษ

I, Petrov Petr Petrovich ถือหนังสือเดินทาง เลขที่…, วันที่ออก: 2.10.14, ออกให้ที่กรมตำรวจเมืองมอสโก ฉันรับผิดชอบค่าใช้จ่ายทางการเงินการเดินทางทั้งหมดของภรรยาของฉัน Petrova Olga Ivanovna (หมายเลขหนังสือเดินทาง 364578) สำหรับการเดินทางไปฝรั่งเศสในช่วงระยะเวลาตั้งแต่ 10/12/2018 ถึง 10/25/2018 ฉันเข้าใจว่าข้อความข้างต้นที่ฉันได้ทำขึ้นนั้นเป็นความจริงและถูกต้อง PetrovPetrPetrovich 10/10/2018

ตามกฎแล้ว สถานทูตของแต่ละประเทศในกลุ่มเชงเก้นจะกำหนดขั้นตอนการออกหนังสือรับรองอย่างอิสระ

คุณสามารถตรวจสอบรายละเอียดและรายละเอียดต่างๆ (เช่น ภาษาของเอกสาร) ได้ที่สถานเอกอัครราชทูตของรัฐที่คุณจะไป รวมถึงบนเว็บไซต์อย่างเป็นทางการของสถานทูตแห่งนี้

รายการเอกสารสำหรับจดหมายสนับสนุน

นอกจากจดหมายแล้ว คุณจะต้องรวบรวมเอกสารจำนวนหนึ่งที่ต้องนำเสนอต่อคณะผู้แทนทางการทูต

เอกสารทั้งหมดเหล่านี้ควรรับประกันความมั่นคงทางการเงินของผู้สนับสนุนและความพร้อมของเขา (หากจำเป็น) ที่จะเสียค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้องกับการเดินทางที่กำลังจะมาถึง:

1. สำเนาหนังสือเดินทางทั่วไปของผู้สนับสนุน

   โดยปกติ คุณจะต้องจัดเตรียมสำเนาหน้าแรกของข้อมูลหนังสือเดินทางของคุณเท่านั้น หากบุคคลที่ทำหน้าที่เป็นผู้สนับสนุนมีหนังสือเดินทางต่างประเทศก็สามารถแสดงสำเนาหนังสือเดินทางพร้อมกับเอกสารอื่น ๆ ได้

2. ใบรับรองจากสถานที่ทำงาน

   จะต้องออกด้วยหัวจดหมายของบริษัทอย่างแน่นอน เอกสารนี้จะต้องระบุตำแหน่งที่ดำรงตำแหน่งโดยผู้สนับสนุน หมายเลขโทรศัพท์ติดต่อของหัวหน้าองค์กร ลายเซ็นของหัวหน้าฝ่ายบัญชีหรือผู้อำนวยการทั่วไป และตราประทับ

   ไม่จำเป็นต้องสั่งใบรับรองล่วงหน้า ควรดำเนินการทันทีก่อนไปสถานทูต เนื่องจากใบรับรองต้องเป็นปัจจุบันและยังไม่หมดอายุ

   ผู้สนับสนุนที่ลงทะเบียนเป็นผู้ประกอบการรายบุคคลสามารถแสดงสำเนาใบรับรองการจดทะเบียนของผู้ประกอบการและสำเนาใบรับรองการจดทะเบียนกับหน่วยงานด้านภาษีแทนเอกสารนี้ได้

3. เอกสารฉบับหนึ่งที่ยืนยันความสามารถในการละลายทางการเงินของผู้สนับสนุน:
   • หนังสือรับรองเงินเดือนของผู้สนับสนุน

     สถานทูตแต่ละแห่งจะกำหนดจำนวนเงินเดือนที่ต้องการสำหรับผู้ที่ทำหน้าที่เป็นผู้สนับสนุนอย่างอิสระ (ตามกฎแล้ว จำนวนเงินนี้ควรมีอย่างน้อย 500-700 ยูโร) ต้องได้รับใบรับรองไม่ช้ากว่า 30 วันก่อนที่จะส่งเอกสารไปยังสถานทูต

     หากผู้สนับสนุนและผู้สมัครเป็นญาติกันในการยื่นขอวีซ่าให้จัดเตรียมเอกสารยืนยันความสัมพันธ์กับสถานทูต

   • ใบรับรอง (หรือใบแจ้งยอด) เกี่ยวกับสถานะบัญชีธนาคารส่วนตัวของผู้สนับสนุน

     ขอแนะนำว่าใบรับรองนี้ไม่เพียงระบุจำนวนเงินในบัญชีเท่านั้น แต่ยังรวมถึงความเคลื่อนไหวของเงินในช่วงสามเดือนที่ผ่านมาด้วย

     ใบรับรองต้องเป็นปัจจุบันด้วย - จะต้องได้รับไม่ช้ากว่าหนึ่งเดือนก่อนที่จะไปสถานทูตเพื่อขอวีซ่า

นี่คือรายการข้อกำหนดทั่วไปและเอกสารที่จำเป็นที่ควรจัดเตรียมให้กับคณะผู้แทนทางการทูต

ควรสังเกตว่าสถานทูตแต่ละแห่งมีสิทธิ์กำหนดกฎเกณฑ์ของตนเองและข้อกำหนดเพิ่มเติมสำหรับการจัดทำจดหมายสนับสนุน

ก่อนที่จะขอให้ญาติคนใดคนหนึ่งของคุณจัดทำหลักประกันให้กับคุณ โปรดตรวจสอบรายละเอียดทั้งหมดบนเว็บไซต์ของสถานทูตที่เกี่ยวข้องหรือติดต่อตัวแทนทางโทรศัพท์

การติดต่อทางการทูตเป็นตัวอย่างของรูปแบบการเขียนข้อความที่ถูกต้อง ซึ่งควรปฏิบัติตามในกิจกรรมประเภทอื่น ๆ รวมถึงธุรกิจด้วย

ในการไหลของข้อมูลสมัยใหม่ เอกสารทางการทูตซึ่งก็คือเอกสารที่เกี่ยวข้องกับนโยบายต่างประเทศของรัฐต่าง ๆ ครอบครองสถานที่พิเศษ

สิ่งเหล่านี้รวมถึง: คำปราศรัยของเจ้าหน้าที่ของรัฐ ข้อความ บันทึก บันทึก จดหมาย โทรเลขจากประมุขแห่งรัฐและรัฐบาลโดยสรุปจุดยืนของรัฐในประเด็นเร่งด่วนในยุคของเรา เนื้อหาของเอกสารทางการทูตสะท้อนถึงความหลากหลายของสิ่งมีชีวิต ในรูปแบบ สิ่งเหล่านี้อาจเป็นข้อความที่ตระหนักถึงความเป็นอิสระของรัฐและข้อเสนอเพื่อสร้างความสัมพันธ์ทางการฑูต และข้อความที่ส่งผลกระทบต่อชะตากรรมของประชาชนทุกคน เช่น ข้อเสนอสำหรับการลดอาวุธนิวเคลียร์และป้องกันการเสริมกำลังทางทหารในอวกาศ และคำเตือน ประท้วงการกระทำของรัฐบางรัฐในเวทีระหว่างประเทศ ที่เป็นภัยคุกคามต่อสันติภาพและเอกราชของรัฐอื่น จดหมายโต้ตอบทางการทูตในช่วงไม่กี่ปีที่ผ่านมาสะท้อนให้เห็นถึงปัญหาระดับโลกที่มีความสำคัญเป็นพิเศษ: การอนุรักษ์สภาพแวดล้อมทางธรรมชาติ การเอาชนะความล้าหลังของประเทศที่เรียกว่า "โลกที่สาม" การต่อสู้กับโรคภัยไข้เจ็บ การค้นหาแหล่งพลังงานใหม่ ฯลฯ

การร่างเอกสารทางการทูตถือเป็นงานที่สำคัญที่สุดงานหนึ่งของกระทรวงการต่างประเทศ ตามกฎแล้ว การควบคุมการปฏิบัติตามแนวทางปฏิบัติด้านการติดต่อสื่อสารที่กำหนดไว้นั้นถูกกำหนดให้กับบริการโปรโตคอล

ในการปฏิบัติทางการฑูต การติดต่อทางการทูตประเภทดั้งเดิมที่สุดคือ:

1) บันทึกส่วนตัว;

2) บันทึกด้วยวาจา;

3) บันทึกความทรงจำ;

4) บันทึก;

5) จดหมายส่วนตัวที่มีลักษณะกึ่งทางการ

เอกสารเหล่านี้บางส่วนถูกล้อมกรอบด้วยสิ่งที่เรียกว่าสูตรความสุภาพและคำชมเชย

สูตรความสุภาพของพิธีสารใช้ในบันทึกส่วนตัวและทางวาจา บันทึกที่ส่งโดยผู้ให้บริการจัดส่ง (รูปแบบหนึ่งของเอกสารที่ใช้ค่อนข้างน้อย)

บันทึกส่วนตัวจะถูกส่งไปในประเด็นที่มีความสำคัญและพื้นฐานหรือมีข้อมูลเกี่ยวกับเหตุการณ์สำคัญ บันทึกย่อจะถูกร่างขึ้นในบุคคลแรกในนามของบุคคลที่ลงนามในบันทึกย่อและเริ่มต้นด้วยที่อยู่ รูปแบบที่พบบ่อยที่สุดคือ: “เรียนคุณรัฐมนตรี”, “เรียนคุณเอกอัครราชทูต” ข้อความนี้มีจุดมุ่งหมายเพื่อกำจัดผู้รับเกี่ยวกับเนื้อหาของข้อความในทางที่ดี ความรู้ที่ถูกต้องเกี่ยวกับเครื่องราชกกุธภัณฑ์ ชื่อทางวิทยาศาสตร์ ฯลฯ จะช่วยให้คุณเลือกรูปแบบการกล่าวกับผู้รับได้อย่างเหมาะสม โดยเฉพาะอย่างยิ่ง มีบางประเทศ (เช่น ในเอเชียและแอฟริกา) ที่บุคคลระดับสูงและผู้ทรงอิทธิพลมีฉายาต่างๆ มากมาย การกล่าวถึงอย่างเหมาะสมจะทำให้ผู้อ่านสบายใจได้ทันที ตัวอย่างเช่น ในหมู่ชาวมุสลิม เป็นเรื่องปกติที่จะเพิ่มคำนำหน้า "H" ให้กับชื่อของบุคคลที่ประกอบพิธีฮัจญ์
ถัดมาคือส่วนความหมายของเอกสาร บันทึกลงท้ายด้วยคำชมเชย (สูตรสุภาพ) ซึ่งผู้เขียน “เป็นพยานถึงความเคารพของเขา”

โทนเสียงของบันทึกส่วนตัวอาจดูอบอุ่นไม่มากก็น้อย หากบันทึกเริ่มต้นด้วยคำว่า "นายรัฐมนตรี" "นายเอกอัครราชทูต" และลงท้ายด้วย "ด้วยความเคารพ" (โดยไม่มี "ความจริงใจ" หรือ "ลึกซึ้ง") แสดงว่าผู้เขียนตั้งใจที่จะให้บันทึกมีลักษณะที่ยับยั้งชั่งใจอย่างชัดเจน .

ผู้เขียนจดหมายอาจขึ้นต้นข้อความส่วนตัวว่า “เรียนท่านรัฐมนตรี” และลงท้ายด้วย “ด้วยความเคารพอย่างจริงใจ” จุดมุ่งหมายคือการทำให้โน้ตมีบุคลิกที่อบอุ่นและเป็นมิตร คำชมเชยประเภทอื่นๆ:
ถึงรัฐมนตรีว่าการกระทรวงการต่างประเทศหรือเอกอัครราชทูต

ฉันขอให้คุณนายรัฐมนตรี นายเอกอัครราชทูต ยอมรับคำรับรองด้วยความเคารพอย่างสูงสุดของฉัน
ถึงท่านทูต อุปทูต

ฉันขอให้คุณนายรัฐมนตรี นายอุปทูต ยอมรับคำรับรองในความเคารพอย่างสูงของฉัน

ตัวอย่างบันทึกส่วนตัว:
กระทรวงการต่างประเทศ

สหพันธรัฐรัสเซีย

มอสโก ___ มกราคม ___ 20
เรียนท่านเอกอัครราชทูต

โปรดยอมรับความขอบคุณอย่างจริงใจสำหรับการแสดงความยินดีอย่างเป็นมิตรในโอกาสที่ประสบความสำเร็จในการปล่อยยานอวกาศโดยมีลูกเรือนานาชาติอยู่บนเรือ

ข้าพเจ้าขอแสดงความเห็นอย่างเต็มที่ว่าชัยชนะครั้งนี้จะเป็นเหตุแห่งความก้าวหน้าของมนุษยชาติและการเสริมสร้างมิตรภาพระหว่างประชาชนของเรา

ด้วยความเคารพอย่างสุดซึ้ง

(ลายเซ็นส่วนตัว)

นาย.

สาธารณรัฐ

ตัวอย่างบันทึกส่วนตัวเกี่ยวกับการนำเสนอหนังสือรับรอง:
สถานทูต

สหพันธรัฐรัสเซีย

___ 20 มีนาคม
เรียนท่านเอกอัครราชทูต

ข้าพเจ้ารู้สึกเป็นเกียรติอย่างยิ่งที่จะประกาศว่า เมื่อวันที่ 20 มีนาคม ข้าพเจ้าได้มอบหนังสือรับรอง ฯพณฯ ประธานาธิบดี ซึ่งประธานาธิบดีแห่งสหพันธรัฐรัสเซีย V.V. ปูตินรับรองฉันในฐานะเอกอัครราชทูตวิสามัญและผู้มีอำนาจเต็มถึง ______

ข้าพเจ้าขอแสดงความพอใจที่ได้รับเรียกให้รักษาความสัมพันธ์ทั้งอย่างเป็นทางการและส่วนตัวกับท่านให้สอดคล้องกับความสัมพันธ์ฉันมิตรที่มีอยู่ระหว่างประเทศของเรา ข้าพเจ้าขอให้ท่านเอกอัครราชทูต ยอมรับคำรับรองของข้าพเจ้าที่คำนึงถึงอย่างสูงสุด*
นาย. __________,

เอกอัครราชทูตวิสามัญผู้มีอำนาจเต็ม

(ลายเซ็นส่วนตัว)
* ตัวอย่างนี้อาจได้รับการแก้ไขขึ้นอยู่กับสถานะความสัมพันธ์กับประเทศของเอกอัครราชทูตที่ส่งจดหมายไป
ลักษณะคำชมเชยต้องคำนึงถึงหลักการตอบแทนซึ่งกันและกัน โดยเฉพาะกรณีส่งใบตอบรับกลับ

รูปแบบการรักษายังขึ้นอยู่กับกรณีเฉพาะและการปฏิบัติในท้องถิ่นด้วย จดหมายอาจมี:

ถึงรัฐมนตรี - นายรัฐมนตรี ฯพณฯ

ถึงเอกอัครราชทูต - นายเอกอัครราชทูต ฯพณฯ;

ถึงทูต - นายทูตหรือนายรัฐมนตรี; charge d'affaires ad interim - Mr. Chargé d'Affaires (คำคุณศัพท์ “ชั่วคราว” มักไม่เขียนอยู่ในที่อยู่)

หากอุปทูตเป็นที่ปรึกษาที่มียศเป็นทูต คำปราศรัยต่อเขาควรเป็นดังนี้: “นายรัฐมนตรี”

ขึ้นอยู่กับการปฏิบัติในท้องถิ่น คำว่า "นาย" อาจเขียนเต็มตามลำดับการตอบแทนซึ่งกันและกัน

ตราประทับตลอดจนชื่อและตำแหน่งของผู้ลงนามไม่ได้ประทับอยู่ในบันทึก

ที่อยู่จะถูกเขียนไว้ที่มุมซ้ายล่างของหน้าแรกของบันทึก โดยไม่คำนึงถึงจำนวนแผ่นงาน ที่อยู่ระบุตำแหน่งของบุคคลที่ส่งบันทึกให้:
นาย อ. ลูซากา

เอกอัครราชทูตวิสามัญผู้มีอำนาจเต็มแห่งสาธารณรัฐแซมเบีย

มอสโก

ในบางกรณี ขึ้นอยู่กับการปฏิบัติในท้องถิ่นและบนพื้นฐานของความเคารพซึ่งกันและกัน ชื่อจะใช้ก่อนนามสกุลของบุคคลที่ส่งบันทึกส่วนตัวถึง:
ฯพณฯ

นายดี.พี. ดารู

เอกอัครราชทูตวิสามัญผู้มีอำนาจเต็มแห่งสาธารณรัฐอินเดีย

มอสโก
หรือ
อี.พี. นายดี.พี. ดารู

เอกอัครราชทูตวิสามัญผู้มีอำนาจเต็ม

สาธารณรัฐอินเดีย

มอสโก

ข้อความเดียวกับที่พิมพ์บนบันทึกส่วนตัวจะถูกพิมพ์บนซองจดหมาย

การปฏิบัติทางการฑูตมีการพัฒนาอย่างต่อเนื่อง โดยเคลื่อนห่างจากรูปแบบที่จัดตั้งขึ้น

ในช่วงสงครามโลกครั้งที่สอง เมื่อสถานการณ์กำหนดว่าประมุขแห่งรัฐของกลุ่มต่อต้านฮิตเลอร์ต้องตัดสินใจอย่างเร่งด่วนและมีความรับผิดชอบ แนวทางปฏิบัติในการแลกเปลี่ยนจดหมายและข้อความส่วนตัวระหว่างพวกเขาจึงได้รับการพัฒนา

แนวทางปฏิบัติที่จัดตั้งขึ้นนับแต่นั้นเป็นต้นมาของการแลกเปลี่ยนข้อความส่วนตัวระหว่างประมุขแห่งรัฐ รัฐบาล และรัฐมนตรีต่างประเทศในประเด็นที่สำคัญที่สุดของการเมืองโลก ทำให้เอกสารดังกล่าวอยู่ในหมวดหมู่พิเศษ ซึ่งนอกเหนือไปจากรูปแบบการติดต่อทางการทูตแบบดั้งเดิมที่กำหนดไว้ก่อนหน้านี้

จดหมายโต้ตอบทางการทูตประเภทนี้แพร่หลายในช่วงไม่กี่ปีที่ผ่านมา มักเรียกกันว่าข้อความส่วนตัวจากประมุขแห่งรัฐหรือรัฐบาล จากมุมมองที่เป็นทางการ ข้อความดังกล่าวสามารถจัดได้ว่าเป็น "บันทึกส่วนตัว" อย่างไรก็ตาม เนื่องจากตำแหน่งที่สูงของผู้ส่งและผู้รับ ตลอดจนความสำคัญอย่างยิ่งของเอกสารดังกล่าว จึงเป็นเรื่องปกติที่จะแยกแยะว่าเป็นจดหมายโต้ตอบทางการทูตประเภทอิสระ ในข้อความเหล่านี้ เช่นเดียวกับบันทึกส่วนตัว มีสูตรโปรโตคอล - ที่อยู่และคำชมสุดท้าย ตัวอย่างเช่น สูตรที่อยู่ใน Address to Heads of State หรือ Government: “Dear Mr. President” คำชมสุดท้ายของข้อความอาจเป็น: “ด้วยความจริงใจ” หรือ “ด้วยความจริงใจ”

ในข้อความที่ขึ้นต้นด้วยชื่อเต็มของผู้รับ เช่น “ถึง ฯพณฯ ฌาค ชีรัก ประธานาธิบดีแห่งสาธารณรัฐฝรั่งเศส” ข้อความควรนำหน้าด้วยที่อยู่ด้วย

ในกรณีนี้อาจเป็น: “เรียนท่านประธานาธิบดี” หรือมิฉะนั้น: “ฯพณฯ ของท่าน”

ปัจจุบันการแลกเปลี่ยนข้อความระหว่างประมุขแห่งรัฐเริ่มมีน้อยลงในทางปฏิบัติ พวกเขาถูกแทนที่ด้วยความคิดเห็นรูปแบบใหม่: การเจรจาทางโทรทัศน์ ระดับการพัฒนาของการเจรจาระหว่างรัฐในปัจจุบันเป็นโอกาสพิเศษในการแลกเปลี่ยนความคิดเห็นอย่างรวดเร็วและเชื่อถือได้ โดยไม่คำนึงถึงระยะห่าง

ข้อความวาจาเป็นเอกสารที่พบบ่อยที่สุดในปัจจุบัน กระทรวงการต่างประเทศและสถานทูตดำเนินการโต้ตอบทางการทูตโดยการส่งบันทึกวาจาเป็นหลัก การใช้คำพูดของ Notes ใช้เพื่อจัดการและแก้ไขปัญหาต่างๆ มากมาย พวกเขากำหนดปัญหาทางการเมือง เศรษฐกิจ วิทยาศาสตร์ เทคนิค และปัญหาอื่นๆ ทั้งในลักษณะทวิภาคีและพหุภาคี บันทึกยังขอวีซ่า รายงานอุบัติเหตุจราจรที่เกี่ยวข้องกับพนักงานสถานทูต และให้ข้อมูลแก่สถานทูตด้วยลักษณะที่เป็นตัวแทน (ในการจัดทริปของคณะทูตทั่วประเทศ การเชิญนักการทูตเข้าร่วมกิจกรรมเนื่องในโอกาสวันหยุดประจำชาติของประเทศ ทัศนศึกษาอุตสาหกรรม รัฐวิสาหกิจและสถาบันวิทยาศาสตร์) เป็นต้น

บันทึกด้วยวาจาเริ่มต้นและสิ้นสุดด้วยคำชมเชย บันทึกนี้ขึ้นต้นด้วยชื่อเต็มของผู้ส่งและผู้รับ: กระทรวงการต่างประเทศสหพันธรัฐรัสเซียแสดงความเคารพต่อสถานทูตสาธารณรัฐบัลแกเรีย และรู้สึกเป็นเกียรติที่จะแจ้งให้ทราบ..."

คำชมสุดท้ายมีชื่อย่อว่า “กระทรวงใช้โอกาสนี้ในการต่ออายุการรับรองของสถานทูตให้คำนึงถึงอย่างสูงสุด”

บางครั้งคำว่า “ฉวยโอกาส” จะถูกละเว้นจากคำชม เช่น เมื่อบันทึกรายงานอุบัติเหตุจราจรที่เกี่ยวข้องกับนักการทูต ซึ่งส่งผลให้มีผู้เสียชีวิต แน่นอนว่าคำว่า “ฉวยโอกาส” ในบริบทนี้ไม่เหมาะสม และคำชมเชยอาจอยู่ในรูปแบบต่อไปนี้ “กระทรวงขอรับรองอีกครั้งในเรื่องความเคารพอย่างสูงต่อสถานทูต”

หากบันทึกวาจาของกระทรวงเป็นการตอบสนองต่อบันทึกจากสถานทูต ในกรณีนี้บันทึกจะเริ่มต้นดังนี้: “กระทรวงการต่างประเทศของสหพันธรัฐรัสเซียแสดงความเคารพต่อสถานทูตฝรั่งเศสและเกี่ยวข้องกับ บันทึกของสถานเอกอัครราชทูตหมายเลข ___ ลงวันที่ (วัน เดือน ปี) มีเกียรติแจ้งให้ทราบดังต่อไปนี้..." คำชมในบันทึกจะละเว้นได้ แต่จะกระทำได้ก็ต่อเมื่อบันทึกมีข้อความทักท้วงเกี่ยวกับการกระทำ ของตัวแทนของสถานทูตหรือรัฐ (ความพยายามที่จะมีส่วนร่วมในกิจกรรมที่ผิดกฎหมาย, การละเมิดบรรทัดฐานของพฤติกรรมอย่างร้ายแรง) เป็นที่ชัดเจนว่าในกรณีเช่นนี้ คำชมเชยจะทำให้การประท้วงอ่อนลง และผลที่ตามมาก็คือ บิดเบือนลักษณะของข้อความ

คำชมเชยจะไม่ใช้ในบันทึกวาจาที่มีข้อความแสดงความอาลัยในประเทศใดประเทศหนึ่งหรือในบันทึกแสดงความเสียใจรวมทั้งยึดหลักการตอบแทนซึ่งกันและกันในกรณีที่กรมการต่างประเทศของประเทศใดประเทศหนึ่งไม่ใช้คำชมในการทูตของตน การโต้ตอบ

ช่วงของสูตรความสุภาพของโปรโตคอลนั้นกว้างมาก วิธีนี้ช่วยให้คุณปรับโทนเสียงที่เคร่งครัดลงหรือให้ความอบอุ่นมากขึ้นได้ อย่างไรก็ตาม คุณควรจำไว้เสมอว่า ไม่มีสิ่งใดมีค่าสูงนักหรือมีค่าน้อยเท่ากับความสุภาพ สำนวนที่รุนแรง การสลับวลีเชิงวาทศิลป์ คำใบ้ที่คลุมเครือ เครื่องหมายอัศเจรีย์ คำย่อในรูปของ “ฯลฯ และอื่นๆ" ไม่ได้รับอนุญาตในโน้ตดนตรี เมื่อทำงานกับข้อความในบันทึกที่มีการประท้วง เป็นต้น ควรจำไว้ว่าข้อความนั้นอาจไม่ได้รับการยอมรับ และในทางกลับกัน อาจนำไปสู่สถานการณ์ความขัดแย้งที่มีผลกระทบที่ตามมาในวงกว้าง

ข้อความของบันทึกวาจาเขียนด้วยบุคคลที่สาม

พิมพ์บันทึกส่วนตัวและคำพูดบนกระดาษแสตมป์คุณภาพพรีเมี่ยม ใต้ตราแผ่นดินมีข้อความว่า "กระทรวงการต่างประเทศแห่งสหพันธรัฐรัสเซีย" หรือ "สถานทูตสหพันธรัฐรัสเซียใน (ชื่อประเทศ)"

เช่นเดียวกับบันทึกส่วนตัว ที่อยู่จะถูกเขียนไว้ที่มุมซ้ายล่างของแผ่นแรกของบันทึกด้วยวาจา:
ถึงสถานทูต

ของสาธารณรัฐฮังการี

มอสโก
กระทรวงการต่างประเทศ

สาธารณรัฐคองโก

บราซซาวิล
ข้อความเดียวกันนี้พิมพ์อยู่บนซองจดหมาย

ตัวอย่างคำพูดด้วยวาจา:
กระทรวงการต่างประเทศ

สหพันธรัฐรัสเซีย

ลำดับที่ 3/1 สบส
กระทรวงการต่างประเทศของสหพันธรัฐรัสเซียแสดงความเคารพต่อสถานทูต ___ และเพื่อตอบสนองต่อบันทึกหมายเลข 0108 ลงวันที่ ___ 20 กุมภาพันธ์ ___ มีเกียรติที่จะประกาศว่าหน่วยงานผู้มีอำนาจของรัสเซียไม่มีข้อโต้แย้งใด ๆ ต่อการแต่งตั้งพลตรี ของการบิน ___ ในฐานะทูตทหารและอากาศในสถานทูต ___ ในสหพันธรัฐรัสเซีย
กระทรวงใช้โอกาสนี้ในการต่ออายุการรับประกันที่สถานทูตให้ความสำคัญสูงสุด
มอสโก ___ 20 กุมภาพันธ์ ___

สถานทูตมอสโก
ในทางปฏิบัติระหว่างประเทศ ข้อความที่เป็นวาจาที่ลงนามหรือรับรองโดยหัวหน้าคณะทูตนั้นหายากมากขึ้นเรื่อยๆ ไม่มีความแตกต่างในทางปฏิบัติระหว่างบันทึกวาจาที่มีลายเซ็น (วีซ่า) และบันทึกที่มีตราประทับของสถานทูตเท่านั้น

หมายเหตุ verbale มีหมายเลขขาออก รหัส และวันที่ออกเดินทาง เช่น หมายเลข 14/1 DE หรือ 27/DGP ไม่มีการวางดัชนีเพิ่มเติม หากจำเป็น ให้ทำสำเนาที่ยังคงอยู่ในไฟล์ ธนบัตรปิดผนึกด้วยตราประทับสีเหลืองอ่อนของกระทรวงการต่างประเทศหรือสถานทูต ตราประทับจะอยู่ท้ายข้อความบันทึกซึ่งมีการพิมพ์วันที่ออกเดินทาง จำเป็นต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าตราแผ่นดินที่ปรากฎบนตราประทับอยู่ในตำแหน่งที่ถูกต้อง
ตัวอย่างบันทึกทางวาจา*
* คุณสมบัติการออกแบบหมายเหตุ:

1) ประทับตราที่มุมซ้าย

2) สถานที่และวันที่ออกเดินทางอยู่ด้านบน;

3) บันทึกได้รับการรับรอง;

4) ตัวย่อที่อยู่ “โปรโตคอล” ไม่ถูกต้อง (ดูคำแปลด้านล่าง)
เอกอัครราชทูตฝรั่งเศสประจำสาธารณรัฐ เดอ ฟรองซ์ เอน รัสเซีย

เลขที่ 293/MID
สถานเอกอัครราชทูตฝรั่งเศสกล่าวคำชมเชย au Ministere des Affaires Etrangeres de la Federation de Russie และ l'honneur de l'informer de ce quisuit

นาย Jacques BAUMEL รัฐมนตรีสมัยโบราณ รองประธาน de la Commission de la Dé fense Nationale และ des Forces Armไทย es de l'Assemblee Nationale ประธานคณะกรรมาธิการ de Dไทย fense de l'UEO, รองประธาน de l'Assemblee Parlementaire du Conseil de l'Europe,มาถึงก มอสโก en Provonce de Bakou le 13 พฤศจิกายน 1995ก 21 ชม. พาร์ โวล 216 เดอ ลา กงปาญี ทรานเซโรก แอโรปอร์ต เดอ เชเรเมเตียโว 1.

L'Ambassade de France serait reconnaissante au Ministre des Affaires Etrang และ res de la Federation de Russie de bien vouloir intervenir aupres des autorites de l’aeroport de Cheremetievo 1 pour que le salon d’honneur ซอย ouvertก มาถึงแล้วของ M. BAUMEL และโอกาสอื่นๆ อีกมากมายสำหรับการตัดสินใจของคุณ
รัฐมนตรีกระทรวงกิจการ ETRANANGERES DE LA FEDERATION DE RUSSIE
– พิธีสาร

นาย Jacques BAUMEL รัฐมนตรีโบราณ รองประธาน de la Defense Nationale และ des Forces Armees de l'Assemblee Nationale ประธาน de la Commission de Defense de l'UEO รองประธาน de l'Assemblee Parlementaire du Conseil de l 'ยุโรปมาถึงมอสโกและมาจาก Bakou le 13 พฤศจิกายน 1995 21 hparle vol 216delaCompagnie Transaero a l'aeroport de Cheremetievo 1

L'Ambassade de France serait reconnaissante au Ministere des Affaires Etrangeres de la Federation de Russie de bien vouloir intervenir aupres des autorites de I'aeroport de Cheremetievo 1 pour que le salon d'honneur spit ouvert a l'arrivee de M. BAUMEL, et saisit cette โอกาสสำหรับ lui renpuveler les ความมั่นใจในการพิจารณาระดับสูง
รัฐมนตรีกระทรวงกิจการ ETRANANGERES DE LA FEDERATION DE RUSSIE
– พิธีสาร

– พรีเมียร์แผนกยุโรป
สถานทูตฝรั่งเศสในรัสเซีย

No.293/MID
สถานเอกอัครราชทูตฝรั่งเศสแสดงความเคารพต่อกระทรวงการต่างประเทศสหพันธรัฐรัสเซีย และมีเกียรติแจ้งให้ท่านทราบดังต่อไปนี้

อดีตรัฐมนตรี, รองประธานคณะกรรมการกลาโหมและกองทัพของสมัชชาแห่งชาติ, ประธานคณะกรรมการกลาโหม WEU, รองประธานสมัชชารัฐสภาแห่งสภายุโรป, นาย Jacques BOMEL จะบินไปมอสโกจากบากูในวันที่ 13 พฤศจิกายนเวลา เวลา 21.00 น. บนเที่ยวบิน 216 ของสายการบิน Transaero ไปยังสนามบิน Sheremetyevo-1

สถานเอกอัครราชทูตฝรั่งเศสขอขอบคุณกระทรวงการต่างประเทศสหพันธรัฐรัสเซียที่ไม่ปฏิเสธการช่วยเหลือเจ้าหน้าที่สนามบินเชเรเมตเยโว-1 ในการเปิดห้องรับรองวีไอพีสำหรับนาย BOHMEL เมื่อเสด็จมาถึง และใช้โอกาสนี้ในการต่ออายุ พระองค์ทรงเป็นหลักประกันในความนับถืออันสูงส่งของเรา
กระทรวงการต่างประเทศของสหพันธรัฐรัสเซีย

มอสโก
เอกอัครราชทูตเดอลาเรพับลิกดูเซเนกัล

EN FEDERATION DE RUSSIE

12 ถ.ดอนสกายา

เลขที่ 0552 /ASM/95 มอสโก

เลอ 04 ธ.ค. 1995
L’Ambassade de la Republique du Senegal นำเสนอคำชมเชย au Ministere des Affaires Etrangeres de la Federation de Russie และ l’honneur de porter a saute connaissance que Madame Absa Claude DIALLO, L'Ambassade de la Republique du Senegal Presente ses ชมเชย au Ministere des Affaires Etrangeres de la Federation de Russie et a l'honneur de porter a saute connaissance que Madame Absa Claude DIALLO, เอกอัครราชทูตวิสามัญ และ Plenipotentiaire du Senegal, se offer de Quiter definitivement Moscou, le Mercredi 6 ธันวาคม 1995, พาร์ Vol AF 1849 a 16.15, a l'issue des Operations de l'Ambassade du Senegal.

En exprimant au Ministere des Affaires Etrangeres de la Federation de Russie, sa tres vive appreciation pour sa Constante sollicitude et l'excellence des entretenues, l'Ambassade de la Republique du Senegal saisit sette โอกาสเท lui renouveler les การรับประกัน de sa tres haute .
รัฐมนตรีกระทรวงกิจการเอทรานเกเรส

เดอ ลา สหพันธ์ เดอ รัสซี

มอสโก*
* 1) สถานที่และวันที่ออกเดินทางอยู่ด้านบน;

2) การพิมพ์ที่แผ่นตัดไปทางขวา;

3) บันทึกนี้ได้รับการรับรอง (ดูคำแปลเพิ่มเติม)
สถานทูต

สาธารณรัฐเซเนกัล

0552
สถานเอกอัครราชทูตสาธารณรัฐเซเนกัลแสดงความเคารพต่อกระทรวงการต่างประเทศสหพันธรัฐรัสเซีย และเป็นเกียรติอย่างยิ่งที่ได้ถ่ายทอดให้ทราบว่านาง Absa Claude Diallo เอกอัครราชทูตวิสามัญผู้มีอำนาจเต็มแห่งเซเนกัลมีความตั้งใจที่จะออกจากกรุงมอสโกในที่สุด วันพุธที่ 6 ธันวาคม 2538 บนเที่ยวบิน AF 1849 เวลา 16.15 น. หลังจากที่เธอเสร็จสิ้นขั้นตอนการปิดสถานทูตเซเนกัลในกรุงมอสโก

แสดงความขอบคุณอย่างสุดซึ้งต่อกระทรวงการต่างประเทศสหพันธรัฐรัสเซียสำหรับการสนับสนุนอย่างต่อเนื่องและความสัมพันธ์อันดีที่มีอยู่ระหว่างทั้งสองประเทศ สถานเอกอัครราชทูตสาธารณรัฐเซเนกัลจึงใช้โอกาสนี้ในการรับรองกระทรวงการต่างประเทศเซเนกัลอีกครั้ง
มอสโก 4 ธันวาคม 2538
กระทรวงการต่างประเทศของสหพันธรัฐรัสเซีย

มอสโก
ในการทูตในยุค 50 มีการแลกเปลี่ยนธนบัตรโดยตรงระหว่างรัฐบาล สิ่งนี้บ่งชี้ว่าไม่เพียงแต่การขยายขอบเขตของรูปแบบการติดต่อทางการทูตแบบดั้งเดิมเท่านั้น แต่ยังรวมถึงบทบาทที่เพิ่มขึ้นของนโยบายต่างประเทศและระดับความรับผิดชอบที่เพิ่มขึ้นของการทูตในการแก้ไขปัญหาสำคัญในยุคของเรา ปัจจุบันแนวทางปฏิบัตินี้ไม่ค่อยได้ใช้

ตามกฎแล้วไม่มีการชมเชยในบันทึกในนามของรัฐบาล โดยทั่วไป ในกรณีนี้ หมายเหตุจะเริ่มต้นดังนี้: “รัฐบาลแห่งสหพันธรัฐรัสเซียมีเกียรติที่จะประกาศต่อรัฐบาลของ (ชื่อประเทศ) ดังต่อไปนี้”

ไม่มีคำชมเชยสุดท้ายในบันทึก บันทึกทั้งหมดเป็นเอกสารอย่างเป็นทางการ โดยไม่คำนึงถึงลักษณะของเรื่องที่นำเสนอในนั้น โน้ตใดๆถือว่ามาจากทางราชการ หมายเหตุจำเป็นต้องได้รับการดูแลอย่างเหมาะสมและต้องการคำตอบจากผู้ที่ได้รับคำแนะนำ

ในการปฏิบัติทางการฑูต กรณีการส่งบันทึกร่วมโดยตัวแทนของหลายรัฐเริ่มหายากมากขึ้น รัฐสร้างความสัมพันธ์ของตนบนพื้นฐานทวิภาคีในฐานะสมาชิกอธิปไตยที่เท่าเทียมกันของประชาคมโลก บันทึกรวม - ไม่ว่าจะจากคณะทูตทั้งหมดหรือจากกลุ่มสถานทูต - ถือได้ว่าเป็นการแบ่งเขตซึ่งเป็นความพยายามที่จะออกแรงกดดันซึ่งไม่สามารถทำให้เกิดการตอบสนองเชิงลบได้

สิ่งที่น่าสนใจเป็นพิเศษคือปฏิสัมพันธ์ระหว่างเอกอัครราชทูตและประเทศต่างๆ ของประชาคมยุโรปในกรุงมอสโกที่เกี่ยวข้องกับเจ้าหน้าที่ของประเทศเจ้าภาพ การหมุนเวียนตำแหน่งประธานชุมชนในกรุงบรัสเซลส์โดยอัตโนมัตินำไปสู่ความจริงที่ว่าเอกอัครราชทูตของประเทศที่เป็นประธานกลายเป็นหัวหน้าเอกอัครราชทูตของประเทศในสหภาพยุโรปในกรุงมอสโกซึ่งเป็นตัวแทนของผลประโยชน์ของชุมชนและพูดในนามของชุมชน คำปราศรัยและเอกสารดังกล่าว (บันทึกย่อจดหมาย) ภายใต้เงื่อนไขบางประการถือได้ว่าเป็นการแบ่งแยกส่วนรวม

เพื่อหลีกเลี่ยงข้อหาแบ่งแยกส่วนรวม มีการใช้รูปแบบการกำกับบันทึกที่เหมือนกัน สิ่งนี้จะใช้เมื่อจำเป็นต้องแสดงความเห็นต่อรัฐตามความเห็นที่ตกลงกันระหว่างหลายประเทศ หรือเพื่อแจ้งให้ทราบเกี่ยวกับการนำมาตรการที่เหมาะสมมาใช้

จดหมายโต้ตอบทางการทูตประกอบด้วยเอกสารที่ไม่จำเป็นต้องมีระเบียบแบบแผนเสริม ซึ่งรวมถึงบันทึกช่วยจำและบันทึกช่วยจำ

บันทึกช่วยจำมีสองประเภท: บันทึกช่วยจำที่ส่งด้วยตนเองและบันทึกช่วยจำที่ส่งโดยผู้จัดส่ง โดยปกติจะมีการมอบบันทึกช่วยจำด้วยตนเองเพื่อเพิ่มความหมายหรือเน้นความสำคัญของคำแถลงด้วยวาจาหรือการร้องขอที่เกิดขึ้นระหว่างการสนทนา เพื่อช่วยให้ความคืบหน้าของเรื่องดำเนินต่อไป และเพื่อป้องกันความเป็นไปได้ของการตีความที่ผิดหรือความเข้าใจผิดของการสนทนาหรือคำกล่าวด้วยวาจา ข้อความในบันทึกข้อตกลงจัดทำขึ้นในรูปแบบที่ไม่มีตัวตนโดยใช้สำนวน: "มีการร้องขอ", "จำเป็นต้องระบุ", "มีการรายงาน"

บันทึกความทรงจำจะพิมพ์บนกระดาษธรรมดาโดยไม่มีตราอาร์ม ไม่รวมที่อยู่และหมายเลขขาออก ระบุเฉพาะสถานที่และวันที่ออกเดินทาง: “ช. มอสโก ___ 20 กรกฎาคม___" เหนือข้อความในบันทึกมีข้อความว่า “บันทึกความทรงจำ”

บันทึกความทรงจำที่ส่งโดยบริการจัดส่งตอนนี้ค่อนข้างหายาก ในรูปแบบนั้นแทบไม่ต่างจากบันทึกด้วยวาจา: เขียนด้วยบุคคลที่สามมีที่อยู่และคำชมพิมพ์บนแบบฟอร์มบันทึกมีหมายเลขสถานที่ส่งและวันที่ ซึ่งแตกต่างจากบันทึกด้วยคำพูด บันทึกดังกล่าวจะไม่มีการประทับตราหรือจ่าหน้าถึง ด้านบนมีข้อความว่า “บันทึกความทรงจำ” บันทึกจะถูกส่งตามคำขอของบุคคลที่สนทนาด้วยหรือเพื่อเป็นการเตือนถึงปัญหาเฉพาะ

บันทึกเป็นเอกสารที่ตรวจสอบด้านข้อเท็จจริงของประเด็นใดประเด็นหนึ่ง มีการวิเคราะห์แต่ละแง่มุม ระบุข้อโต้แย้งเพื่อปกป้องจุดยืนของตน และประกอบด้วยข้อโต้แย้งกับข้อโต้แย้งของอีกฝ่าย บันทึกอาจเป็นภาคผนวกของบันทึกส่วนตัวหรือทางวาจา หรือเอกสารแยกต่างหาก จัดส่งเป็นการส่วนตัวหรือส่งทางไปรษณีย์ การแนบบันทึกช่วยจำทำให้สามารถย่อข้อความในบันทึกย่อได้และในขณะเดียวกันก็ให้ข้อได้เปรียบบางประการในลักษณะของการนำเสนอประเด็นที่เป็นหัวข้อของการโต้ตอบ

บันทึกนี้เป็นภาคผนวกของบันทึกส่วนตัว พิมพ์บนกระดาษเพลงโดยไม่มีเสื้อคลุมแขน; ไม่รวมหมายเลข ตราประทับ สถานที่ (เมือง) และวันที่ออกเดินทาง บันทึกข้อตกลงที่นำเสนอด้วยตนเองจะพิมพ์ลงบนโน้ตเพลงและไม่มีที่อยู่หรือคำชมเชย ไม่มีตราประทับหรือหมายเลข แต่ระบุสถานที่และวันที่ออกเดินทาง

จดหมายส่วนตัวที่มีลักษณะกึ่งทางการจะถูกส่งไปยังเจ้าหน้าที่ที่คุ้นเคยในกรณีที่จำเป็นต้องมีความช่วยเหลือในการแก้ไขปัญหาที่เกี่ยวข้องกับการติดต่อหรือการเจรจาอย่างเป็นทางการเพื่อเน้นย้ำถึงความสนใจของผู้เขียนในเรื่องที่กำหนดหรือเพื่อเร่งรัด การแก้ไขปัญหาใด ๆ โดยใช้อิทธิพลของบุคคลที่ส่งจดหมายถึง

จดหมายส่วนตัวจะเขียนบนกระดาษธรรมดา (ครึ่งแผ่น) บางครั้งจะใช้หัวจดหมายโดยพิมพ์ชื่อและนามสกุลหรือชื่อทางการของผู้ส่งไว้ที่มุมซ้ายบน ไม่ได้ใช้ด้านหลังของแผ่น ที่อยู่ในจดหมายดังกล่าวมีดังนี้: “เรียนคุณน”:

จำเป็นต้องมีคำชมเชยสุดท้าย ไม่ได้ระบุหมายเลขไว้ในจดหมาย แต่ต้องระบุวันที่และลายเซ็นส่วนตัว ที่อยู่เขียนไว้บนซองจดหมายเท่านั้น

ตัวอย่างจดหมายส่วนตัว:
มอสโก ___ 20 กุมภาพันธ์___
เรียนท่านเอกอัครราชทูต

กลับมาที่การสนทนาที่น่ายินดีของเราเมื่อวานนี้ ฉันขอขอบคุณอีกครั้งสำหรับคำเชิญเข้าร่วมคอนเสิร์ตของศิลปินเดี่ยวของโรงละครโอเปร่าในประเทศของคุณ

ผมและภรรยาสนุกสนานกับดนตรีคลาสสิกที่มีชื่อเสียงเป็นอย่างมาก และทักษะการแสดงของศิลปินก็เกินจะได้รับการยกย่อง

ช่วงเย็นที่ใช้ในบ้านของคุณจะยังคงอยู่ในความทรงจำของเราไปอีกนาน

โปรดยอมรับคำรับรองของข้าพเจ้าด้วยความเคารพอย่างสุดซึ้งต่อท่าน

(ลายเซ็น)
§ 10. เมื่อผู้นำพูดและเขียน
นอกจากประเภทของเอกสารทางการฑูตที่ระบุไว้ข้างต้นซึ่งถือเป็นเอกสารแบบดั้งเดิมและเป็นที่ยอมรับโดยทั่วไปแล้ว ยังมีเอกสารอื่นๆ ที่หลายรัฐใช้อีกด้วย ต่างจากที่กล่าวไว้ข้างต้น เอกสารดังกล่าวไม่มีแบบฟอร์มที่เข้มงวด สิ่งนี้เป็นการขยายขีดความสามารถอย่างมีนัยสำคัญในแง่ของลักษณะของการกำหนดและความครอบคลุมของปัญหา

เอกสารทางการทูตของกลุ่มนี้ควรรวมถึงคำประกาศ ข้อความ คำแถลงของประมุขแห่งรัฐ รัฐบาล รัฐมนตรีกระทรวงการต่างประเทศ และหน่วยงานนิติบัญญัติของรัฐในประเด็นความสัมพันธ์ระหว่างประเทศ

ด้วยการพัฒนาของการสื่อสารทางโทรเลขและวิทยุ เอกสารทางการทูตประเภทหนึ่งที่เรียกว่าโทรเลขจึงแพร่หลายมากขึ้น ตามกฎแล้ว โทรเลขจำเป็นต้องมีการตอบกลับ เนื้อหาของโทรเลขมักมีความสำคัญทางการเมือง

เหตุผลในการส่งโทรเลขอาจแตกต่างกัน: วันหยุดประจำชาติ วันครบรอบ วันครบรอบเหตุการณ์สำคัญ ฯลฯ ไม่มีวันผ่านไปหากไม่มีหนังสือพิมพ์ชั้นนำตีพิมพ์เอกสารประเภทนี้ขึ้นหน้าแรก ตัวอย่างเช่น การส่งโทรเลขที่เกี่ยวข้องกับการรับตำแหน่งประมุขแห่งรัฐคนใหม่ไม่เพียงแต่เป็นสัญญาณของความสุภาพที่เป็นที่ยอมรับในแนวปฏิบัติของพิธีสารระหว่างประเทศเท่านั้น นอกจากนี้ยังเป็นตัวบ่งชี้ระดับและลักษณะของความสัมพันธ์ระหว่างรัฐซึ่งเป็นโอกาสที่จะแสดงให้เห็นถึงความปรารถนาที่จะพัฒนาความร่วมมือและขยายความสัมพันธ์ต่อไป

ดังนั้น จากการที่จอร์จ ดับเบิลยู บุช เข้ารับตำแหน่งประธานาธิบดีแห่งสหรัฐอเมริกา ประธานาธิบดีแห่งสหพันธรัฐรัสเซีย วี.วี. ปูตินส่งโทรเลขแสดงความยินดีให้เขา
สู่ความเป็นเลิศ มร. จอร์จ ดับเบิลยู. บุช ประธานาธิบดีแห่งสหรัฐอเมริกา

วอชิงตันดีซี
เรียนท่านประธาน

ฉันขอแสดงความยินดีกับคุณในการเข้ารับตำแหน่งอย่างเป็นทางการในฐานะประธานาธิบดีแห่งสหรัฐอเมริกา และขออวยพรให้คุณประสบความสำเร็จในตำแหน่งสูงสุดใหม่ของคุณ

ฉันขอแบ่งปันความปรารถนาของคุณอย่างเต็มที่ที่จะ “กระชับมิตรภาพรัสเซีย-อเมริกันในอีกไม่กี่ปีข้างหน้า”

ฉันอยากจะแสดงข้อพิจารณาเบื้องต้นบางประการเกี่ยวกับวิธีที่เราจินตนาการถึงวิธีการพัฒนาบทสนทนาระหว่างรัสเซียกับอเมริกา สำหรับเรา สหรัฐอเมริกาเป็นหุ้นส่วนนโยบายต่างประเทศที่สำคัญที่สุด และเราพร้อมที่จะทำงานต่อไปเพื่อกระชับความสัมพันธ์ความร่วมมือใหม่ระหว่างประเทศและประชาชนของเรา และร่วมกันค้นหาคำตอบต่อความท้าทายร้ายแรงที่ 21 ศตวรรษวางท่าต่อเราและสังคมระหว่างประเทศโดยรวม ฉันเห็นด้วยกับคุณว่าความสัมพันธ์รัสเซีย-อเมริกันจะต้องได้รับการติดต่อในทางปฏิบัติ ให้ความร่วมมือบนพื้นฐานที่เท่าเทียมกันในขอบเขตกว้างของผลประโยชน์ที่ตรงกัน และค้นหาวิธีแก้ปัญหาที่มีเหตุผลสำหรับความขัดแย้งที่มีอยู่บนพื้นฐานที่ยอมรับร่วมกัน

ฉันคิดว่ามีการสร้างรากฐานที่ดีสำหรับแนวทางในความสัมพันธ์ของเรา ประสบการณ์ที่เป็นประโยชน์ได้รับการสะสมผ่านการทดลองหลายครั้งและแม้แต่ข้อผิดพลาด ดังนั้น ด้วยการสร้างความต่อเนื่องเชิงบวกและในขณะเดียวกันก็คำนึงถึงความเป็นจริงใหม่ ๆ เราสามารถก้าวไปข้างหน้าในการขยายการปรับปรุงความร่วมมือและการมีปฏิสัมพันธ์ของเรา สิ่งสำคัญคือ; อย่างที่คุณเน้นย้ำอย่างถูกต้องก็คือ; ที่เราข่มขู่กันมากขึ้นและไม่มองว่ากันเป็นศัตรูกัน แน่นอนว่าสิ่งสำคัญเป็นพิเศษในตอนนี้คือจุดเริ่มต้นของการสนทนาโดยตรงของเรา ซึ่งตามที่ฉันเข้าใจแล้ว คุณและฉันจะต้องปฏิบัติตามแนวทางทั่วไป ฉันรู้ว่าคุณให้ความสำคัญกับการสื่อสารส่วนตัวอย่างตรงไปตรงมา ในเรื่องนี้ ในอีกไม่กี่เดือนข้างหน้า โดยไม่ต้องรอการประชุมระดับนานาชาติขนาดใหญ่ ฉันขอแนะนำให้พิจารณาความเป็นไปได้ของการประชุมของเราในประเทศที่สาม: การประชุมดังกล่าวจะไม่เกิดขึ้นจาก โดยธรรมชาติที่เป็นทางการแล้ว การเตรียมตัวผ่านช่องทางราชการจะใช้เวลาไม่นาน และเราสามารถแลกเปลี่ยนความคิดเห็นเกี่ยวกับสถานการณ์ทางเศรษฐกิจและการเมืองระหว่างประเทศ ลำดับความสำคัญของการปฏิสัมพันธ์ของเราได้โดยไม่ต้องลงรายละเอียดโดยไม่จำเป็น แน่นอนว่าคุณและฉันจะไม่แก้ไขปัญหาทั้งหมด "ตรงจุด" แต่เราจะให้แรงผลักดันแก่ตัวแทนของเราในการเจรจาอย่างมีประสิทธิผลอย่างไม่ต้องสงสัย

โดยเฉพาะอย่างยิ่งสิ่งนี้นำไปใช้กับปัญหาที่ซับซ้อนของปัญหาอาวุธโจมตี/การป้องกันขีปนาวุธทางยุทธศาสตร์ ตามที่เราเข้าใจ มีทั้งความบังเอิญของแนวทางในการลดอาวุธนิวเคลียร์เพิ่มเติม และความขัดแย้งขั้นพื้นฐานเกี่ยวกับการป้องกันขีปนาวุธ มีความจำเป็นต้องค้นหาวิธีการและกลับไปสู่การค้นหาร่วมกันเพื่อหาวิธีการประกันความมั่นคงของชาติและรักษาเสถียรภาพเชิงกลยุทธ์

โดยหลักการแล้ว ฉันพร้อมที่จะพูดคุยเกี่ยวกับวิสัยทัศน์ของเราเกี่ยวกับปัญหาระดับภูมิภาคที่เร่งด่วนที่สุด ปีสุดท้ายของศตวรรษที่ 20 แสดงให้เห็นอย่างชัดเจนอีกครั้งว่าความสำเร็จในการตั้งถิ่นฐานอย่างสันติจะเกิดขึ้นได้ก็ต่อเมื่อรัสเซียและสหรัฐอเมริกาดำเนินการร่วมกันหรือในแนวทางคู่ขนานเท่านั้น สิ่งนี้เกี่ยวข้องกับความสนใจร่วมกันของเราในการดำเนินกระบวนการเจรจาต่อไปในตะวันออกกลาง ในการแก้ไขสถานการณ์ในคาบสมุทรบอลข่าน คาบสมุทรเกาหลี ในการต่อต้านภัยคุกคามจากการก่อการร้ายระหว่างประเทศ และในการแก้ไขปัญหาอื่น ๆ อีกมากมาย

งานที่สำคัญคือการใช้ประโยชน์จากศักยภาพของทั้งสองประเทศอย่างเต็มที่ในการกระชับความสัมพันธ์ทางธุรกิจระหว่างรัสเซียและอเมริกัน ท่ามกลางสถานการณ์ทางเศรษฐกิจระหว่างประเทศที่ยากลำบาก และทำให้กลไกทวิภาคีที่เกี่ยวข้องมีประสิทธิภาพมากขึ้น

หากแผนปฏิบัติการดังกล่าวเหมาะสมกับคุณตามสถานการณ์ที่กำลังพัฒนาในสหรัฐอเมริกาหลังการเลือกตั้งประธานาธิบดี ขอแนะนำให้จัดการประชุมรัฐมนตรีต่างประเทศของเราเพื่อเริ่มแผนดังกล่าว คำแนะนำที่เกี่ยวข้องจาก I.S. ฉันได้ให้ Ivanov แล้วและหวังว่า K. Powell จะได้รับงานที่คล้ายกันด้วย

โดยสรุป ฉันอยากจะแสดงความหวังอีกครั้งว่าความสัมพันธ์ที่เท่าเทียมกันและเป็นประโยชน์ร่วมกันระหว่างรัสเซียและสหรัฐอเมริกาจะได้รับการพัฒนาอย่างเป็นรูปธรรมเพื่อประโยชน์ของประชาชนของทั้งสองประเทศและประชาคมระหว่างประเทศทั้งหมด

ขอแสดงความนับถือ,

วี. ปูติน
เมื่อพูดถึงการติดต่อทางการทูต เราไม่สามารถละเลยที่จะกล่าวถึงเอกสารที่เล็ดลอดออกมาจากหน่วยงานนิติบัญญัติระดับสูง เช่น การอุทธรณ์ต่อรัฐสภาของรัฐต่างๆ ในประเด็นการลดอาวุธ การป้องกันสงครามนิวเคลียร์ แถลงการณ์ร่วมของรัฐสภาภายหลังการมาเยือนและการเจรจาของสมาชิกรัฐสภา

ประเภทของเอกสารทางการทูตที่สำคัญควรรวมถึงคำตอบของรัฐบุรุษชั้นนำต่อการอุทธรณ์หรือคำถามจากตัวแทนขององค์กรสาธารณะหรือบุคคลทั่วไป คำตอบสำหรับคำถามจากนักข่าวหนังสือพิมพ์ในประเด็นเร่งด่วนที่สุดของสถานการณ์ระหว่างประเทศ สุนทรพจน์ของผู้แทนของรัฐในเวทีระหว่างประเทศและการประชุมสาธารณะที่อุทิศให้กับวันสำคัญที่เกี่ยวข้องกับรัฐต่างประเทศ กล่าวสุนทรพจน์โดยประมุขแห่งรัฐ รัฐบาล และรัฐมนตรีต่างประเทศในงานเลี้ยงรับรองทางการทูตเพื่อเป็นเกียรติแก่แขกชาวต่างประเทศ เอกสารดังกล่าวมักจะตีพิมพ์ในสื่อ พวกเขาเต็มไปด้วยเนื้อหาทางการเมืองที่ยอดเยี่ยม และไม่เพียงแต่ส่งผลกระทบต่อความสัมพันธ์ทวิภาคีเท่านั้น แต่ยังรวมถึงปัญหาระดับโลกด้วย ซึ่งทำให้สิ่งเหล่านี้ได้รับเสียงสะท้อนจากนานาชาติอย่างมาก

แนวปฏิบัติระหว่างประเทศรู้เอกสารที่มีลักษณะทางการทูตที่นำมาใช้ในระดับภูมิภาคและระดับโลก ซึ่งรวมถึงเอกสารของสหประชาชาติ

ในระหว่างการดำรงอยู่ สหประชาชาติได้นำเอกสารต่างๆ จำนวนมากมาใช้ ซึ่งมีผลกระทบอย่างมีนัยสำคัญต่อกระบวนการระหว่างประเทศและการก่อตัวของสภาพภูมิอากาศระหว่างประเทศ ตัวอย่างเช่น เราสามารถยกตัวอย่างได้ 2 ประการ ได้แก่ ปฏิญญาสากลว่าด้วยสิทธิมนุษยชน (ธันวาคม 2491) ซึ่งประกาศว่า “มนุษย์ทุกคนเกิดมามีอิสระและเท่าเทียมกันในศักดิ์ศรี” และปฏิญญาว่าด้วยการให้เอกราชแก่ประเทศอาณานิคมและ ประชาชน (ธันวาคม 2503) ซึ่งระบุว่า “ประชาชนทุกคนมีสิทธิในการตัดสินใจด้วยตนเอง” ว่า “พวกเขากำหนดสถานะทางการเมืองของตนอย่างอิสระและดำเนินการพัฒนาเศรษฐกิจ สังคม และวัฒนธรรมของตน”

แม้ว่าตามกฎบัตรสหประชาชาติ เอกสารที่สมัชชาใหญ่นำมาใช้นั้นมีลักษณะเป็นข้อเสนอแนะ แต่ก็ยังมีน้ำหนักทางศีลธรรมและการเมืองอย่างมาก และมีอิทธิพลต่อการก่อตัวของตำแหน่งของประชาคมโลกในประเด็นเฉพาะ ดังนั้นปฏิญญาปี 1960 จึงมีส่วนทำให้การล่มสลายของระบบอาณานิคมเสร็จสมบูรณ์

ดังที่นักข่าวต่างประเทศคนหนึ่งพูดอย่างมีไหวพริบว่า “มติของสหประชาชาติไม่ใช่เมนูร้านอาหารที่จะถูกปฏิเสธได้ง่ายๆ”

ในเอกสารทางการฑูตใดๆ ทั้งเนื้อหาและแบบฟอร์มมีความสำคัญ ในเรื่องนี้เทคนิคในการจัดทำเอกสารดังกล่าวและความสามารถในการตระหนักถึงความเป็นไปได้ที่มีอยู่ในเอกสารประเภทต่าง ๆ สมควรได้รับความสนใจ

การร่างเอกสารทางการทูตต้องคำนึงถึงปัจจัยหลายประการ ท้ายที่สุดแล้ว ฝ่ายการทูตจะเป็นผู้ตัดสินใจว่าจะทิ้งอะไรไว้ในเอกสารใดเอกสารหนึ่ง อะไรควรละเว้น มีข้อโต้แย้งอะไรให้เลือกมากกว่า เป็นต้น อย่างไรก็ตาม มีความจำเป็นต้องคำนึงถึงข้อโต้แย้งที่เป็นไปได้ของพันธมิตรด้วย ดังนั้นการจัดเตรียมเอกสารประเภทนี้จึงต้องอาศัยความรู้ทางวิชาชีพและประสบการณ์ทางการฑูตที่ดี

การบริการทางการทูตของรัสเซียใช้คลังแสงทั้งหมดของรูปแบบการติดต่อทางการทูตอย่างแข็งขัน ด้วยประสบการณ์อันยาวนานในการร่างเอกสารทางการทูต การกล่าวปราศรัยต่อรัฐบาลและประชาชนอย่างเปิดเผย การทูตรัสเซียมีอิทธิพลต่อโลกภายนอก ระดมกองกำลังที่ก้าวหน้าทั้งหมดเพื่อปกป้องสันติภาพและความไว้วางใจระหว่างประชาชน

การติดต่อทางการทูตก็เหมือนกับการทูตโดยทั่วไปที่ได้ผ่านเส้นทางการพัฒนาอันยาวนาน เนื่องจากเป็นหนึ่งในรูปแบบของกิจกรรมทางการฑูตของรัฐ เอกสารทางการทูตสะท้อนให้เห็นถึงลักษณะที่มีอยู่ในระบบเศรษฐกิจและสังคมของประเทศ ภาษา และวัฒนธรรม อย่างไรก็ตาม แม้จะมีความแตกต่างกันทั้งหมด สิ่งที่พบได้ทั่วไปในเอกสารทางการฑูตในยุคต่างๆ ก็คือข้อกำหนดพิเศษมีอยู่เสมอและยังคงนำเสนอต่อพวกเขาจนถึงทุกวันนี้ และประเด็นไม่ใช่เพียงแต่ว่าในอดีตเอกสารทางการทูตมาจากพระมหากษัตริย์เท่านั้นหรือลงนามโดยผู้มีอำนาจในนามของพระองค์และส่งถึงบุคคลอื่นซึ่งเป็นประมุขแห่งรัฐ ไม่ว่าเอกสารจะเขียนด้วยอักษรอักษรคูนิฟอร์มบนแผ่นดินเหนียว เช่น สนธิสัญญาระหว่างฟาโรห์รามเสสที่ 2 แห่งอียิปต์กับกษัตริย์ฮัททูชิลที่ 3 ของชาวฮิตไทต์ (1296 ปีก่อนคริสตกาล) หรือบนกระดาษปาปิรุส ผ้าไหม กระดาษ ก็มีความหมายพิเศษ (“เขียนด้วยปากกา” - คุณไม่สามารถตัดมันออกด้วยขวานได้") ประมุขแห่งรัฐอธิปไตยมุ่งมั่นที่จะสนับสนุน "ตัวหนังสือและจิตวิญญาณ" ของเอกสาร การเบี่ยงเบนไปจากภาระหน้าที่ที่ยอมรับ (วาจาหรือลายลักษณ์อักษร) นำมาซึ่งการสูญเสียศักดิ์ศรีและความไว้วางใจ ซึ่งแน่นอนว่ารัฐไม่ได้สังเกตเห็นเลย

เนื่องจากเอกสารการติดต่อทางการทูตทั้งหมดเป็นทางการ การเลือกประเภทเอกสารที่ถูกต้องจึงมีความสำคัญอย่างยิ่ง: ต้องสอดคล้องกับกรณีเฉพาะที่กำหนด

ในกรณีนี้ เราควรดำเนินการจากเนื้อหาของเอกสารเป็นหลัก มีความรู้ที่ดีเกี่ยวกับเทคนิคการติดต่อทางการทูต และคำนึงถึงประเพณีของประเทศเจ้าบ้านเมื่อพูดถึงบันทึกของคณะผู้แทนทางการทูต เป็นเรื่องปกติที่จะตอบกลับบันทึกด้วยวาจาด้วยบันทึกด้วยวาจา และจดหมายส่วนตัวด้วยจดหมายส่วนตัว การตอบจดหมายส่วนตัวด้วยวาจาจะถือว่าไม่สุภาพ เช่นเดียวกับที่ถือว่าไม่สุภาพในการตอบกลับจดหมายที่มีลายเซ็นส่วนตัวพร้อมจดหมายที่มีชื่อที่พิมพ์

เอกสารทางการทูตต้องมีการตอบกลับ ความล้มเหลวในการตอบสนองจะถูกมองว่าเป็นการตอบสนองที่มีลักษณะเชิงลบ: ควรใช้รูปแบบการตอบสนองนี้ในกรณีพิเศษ เอกสารใด ๆ เริ่มต้นด้วยการอุทธรณ์ ชื่อและนามสกุลที่แน่นอนของบุคคลที่ส่งเอกสารถึงบางครั้งมีความสำคัญไม่น้อยไปกว่าเนื้อหา ไม่อนุญาตให้มีการบิดเบือนใดๆ ในอดีตและตอนนี้

ในรัชสมัยของอเล็กเซ มิคาอิโลวิช (ค.ศ. 1645-1676)* ในรัสเซีย คำสั่งของสถานทูต (ในขณะนั้นคือกระทรวงการต่างประเทศ) นำโดยดูมา โบยาร์ ออร์ดิน-แนชโชคิน นักการทูตรัสเซียผู้โดดเด่น ในจดหมายอย่างเป็นทางการที่จัดทำขึ้นตามคำสั่งของสถานทูตที่ส่งถึงซาร์ คำว่า "อธิปไตย" ไม่ได้ถูกละไว้ ในเรื่องนี้กษัตริย์ทรงส่งจดหมายถึง Ordin-Nashchokin โดยมีเนื้อหาดังนี้:

“ในวันที่ 19 เมษายน พระองค์ทรงเขียนถึงเราโดยธรรมชาติ และในคำตอบของท่านในคอลัมน์แรกก็เขียนไว้เมื่อจำเป็นต้องเขียนถึงเรา ผู้เป็นองค์อธิปไตยผู้ยิ่งใหญ่ และพวกเขาเขียนองค์ยิ่งใหญ่ แต่องค์อธิปไตยไม่ได้เขียนไว้ . และคุณทำสิ่งนี้โดยไม่มีความระมัดระวัง และจดหมายทั้งหมดของเราจะถูกส่งถึงคุณ และต่อจากนี้ไปคุณจะเขียนชื่อและเกียรติยศของกษัตริย์ผู้ยิ่งใหญ่ของเราด้วยความระมัดระวังอย่างยิ่งในการตอบกลับของคุณและในกิจการทั้งหมดของเราที่จะอยู่ในจดหมาย

และคุณเสมียนจะอ่านจดหมายทั้งหมดด้วยตัวเองมากกว่าหนึ่งครั้งและระวังจดหมายเหล่านั้นเพื่อที่ในอนาคตจะไม่มีความประมาทในจดหมายของคุณ

...และพนักงาน Grishka Kotoshikhin ผู้เขียนคำตอบอย่างเป็นทางการนั้น ได้รับคำสั่งให้ลงโทษธรรมชาติในเรื่องนี้ - เพื่อทุบตี Batogs”1.

* Alexei Mikhailovich (1645-1676) ดำเนินนโยบายต่างประเทศที่แข็งขันมาตั้งแต่ปี 1645 ซึ่งเป็นงานที่สำคัญที่สุดที่เขาพิจารณาในการคืนดินแดนรัสเซียที่อยู่ภายใต้การปกครองของเครือจักรภพโปแลนด์ - ลิทัวเนียและสวีเดนตลอดจนรับประกันความปลอดภัยของ ชายแดนทางใต้จากการโจมตีของตุรกีและข้าราชบริพาร - ไครเมียคานาเตะ Alexey Mikhailovich ลงนามในกฤษฎีกาและเอกสารเป็นการส่วนตัว ดูแลการเจรจานโยบายต่างประเทศกับสวีเดน โปแลนด์ และรัฐอื่นๆ โดยตรง และเสริมสร้างการควบคุมกิจกรรมของเอกอัครราชทูตรัสเซีย

ปัจจุบันการลงโทษที่รุนแรงดังกล่าวไม่ได้ถูกกำหนดไว้สำหรับข้อผิดพลาดในเอกสารทางการทูต แต่ก็ยังเต็มไปด้วยผลที่ตามมาร้ายแรง

พิธีสารทางการฑูตปฏิบัติตามบรรทัดฐานและกฎเกณฑ์แบบดั้งเดิมอย่างเคร่งครัดติดตามการปฏิบัติตามบรรทัดฐานและกฎเกณฑ์เหล่านี้อย่างใกล้ชิดในส่วนของรัฐต่างประเทศและต่อต้านการละเมิดอย่างเด็ดเดี่ยวและโดยเฉพาะอย่างยิ่งความพยายามที่จะทำลายศักดิ์ศรีของประเทศ

ข้อกำหนดประการหนึ่งสำหรับเอกสารทางการทูตจนถึงทุกวันนี้ยังคงเป็นการสะกดนามสกุลและตำแหน่งของผู้รับที่ถูกต้อง บางครั้งเอกสารอาจมีบางสิ่งที่ไม่พึงประสงค์สำหรับผู้รับ แต่ต้องปฏิบัติตามสูตรความสุภาพ หลายๆ คนให้ความสำคัญกับการสะกดและลำดับการเขียนชื่อของตนเป็นพิเศษ ทั้งสองจะต้องปฏิบัติตามบันทึกในเอกสารอย่างเป็นทางการที่มาจากสถาบันที่บุคคลเหล่านี้ทำงานอย่างเคร่งครัด ต้องให้ความสนใจเป็นพิเศษเมื่อเขียนชื่อและนามสกุลที่ซับซ้อน (สเปน อาหรับ ฯลฯ ) และไม่ควรอนุญาตให้ใช้คำย่อตามกฎของภาษารัสเซีย บางคนไม่มีนามสกุลตามที่เราเข้าใจ มีเพียงชื่อเท่านั้น ซึ่งบางครั้งมีการเพิ่มชื่อของบิดาในจดหมายอย่างเป็นทางการ การใช้ชื่อย่อตามอำเภอใจของชื่อเดียวอาจทำให้เกิดความผิดโดยชอบธรรม

การพิจารณาว่านามสกุลอยู่ที่ไหนและชื่ออยู่ที่ไหนเป็นความรับผิดชอบของทุกคนที่ได้รับมอบหมายให้เตรียมเอกสารทางการทูต อย่าละเมิดศักดิ์ศรีของคู่ของคุณ แสดงความถูกต้องและความเคารพ - นี่คือความหมายของการเขียนข้อความและที่อยู่ที่ถูกต้อง ในกรณีนี้แบบฟอร์มมีความสำคัญไม่น้อยไปกว่าเนื้อหา ประวัติศาสตร์ของการทูตรู้ตัวอย่างมากมายเมื่อมีการพยายามจัดลำดับตำแหน่งและสูตรของความสุภาพเมื่อกล่าวถึงพระมหากษัตริย์ สมาชิกในครอบครัว ตัวแทนของคริสตจักร ดยุค มาร์คีส์ บารอน ฉันมันโง่ ย้อนกลับไปในช่วงกลางศตวรรษที่ 17 คำสั่งของสถานทูตรัสเซียได้จัดทำรายการ "ตำแหน่งที่ซาร์แห่งมอสโกเขียนถึงผู้มีอำนาจ" พื้นฐานคือหลักการของการเคารพซึ่งกันและกัน: “... กษัตริย์ทรงเขียนในจดหมายของพระองค์ถึงผู้ยิ่งใหญ่ที่อยู่รอบข้าง ทรงกำหนดตำแหน่งของพวกเขาตามศักดิ์ศรีของพวกเขา ตามที่พวกเขาอธิบายตัวเองโดยไม่ดูถูก”

นักการทูตที่ไม่มีประสบการณ์ซึ่งได้รับมอบหมายให้ทำการติดต่อสื่อสารมักจะประสบปัญหาแม้กระทั่งทุกวันนี้ โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อทิ้งเอกสารที่จ่าหน้าถึงประมุขแห่งรัฐ ดังนั้นในปี 1984 หัวหน้าของมาเลเซียคือสุลต่านอิสคานเดอร์ ชื่อเต็มของหนังสือเล่มนี้แทบจะไม่สามารถเขียนได้อย่างถูกต้องหากไม่ได้รับความช่วยเหลือจากแหล่งข้อมูลที่เชื่อถือได้ แต่ถึงแม้ที่นี่จะมี "เปเรสทรอยกา" บางส่วนก็ไม่สามารถเกิดขึ้นได้ ตำแหน่งที่ชัดเจนของประมุขของมาเลเซียคือ: “พระบาทสมเด็จพระเจ้าอยู่หัวสุลต่านอาซลานชาห์ ประมุขสูงสุดของมาเลเซีย อากองแห่งมาเลเซีย” ชื่ออย่างเป็นทางการของอดีตประมุขแห่งรัฐซาอีร์ไม่น้อยไปกว่าต้นฉบับ: “ ฯพณฯ จอมพล Mobutu Sese Seko Kuku Ngebendu Wa Za ​​​​Banga ประธานาธิบดีแห่งสาธารณรัฐซาอีร์ประธานสภาบริหารประธาน - ผู้ก่อตั้งประชาชน ความเคลื่อนไหว."

และนี่คือตำแหน่งประมุขแห่งรัฐและรัฐบาลของบรูไนดารุสซาลาม ซึ่งรัสเซียสถาปนาความสัมพันธ์ทางการฑูตและส่งเอกอัครราชทูต: “His Majesty Sultan Sir Muda Hassanal Bolkiah Muizzadin Waddaulah Sultan andประมุขแห่งรัฐ, นายกรัฐมนตรีแห่งบรูไนดารุสซาลาม”

ข้อผิดพลาดในการสะกดหรือทำความเข้าใจชื่อและนามสกุลของเจ้าหน้าที่ระดับสูงบางครั้งทำให้เกิดเรื่องแปลกประหลาด เช่น ในกรณีกึ่งเรื่องราวเล็กๆ น้อยๆ ของเจ้าของโรงแรมทางตอนใต้ของฝรั่งเศส ชาวต่างชาติคนหนึ่งเข้ามาหาเขาเพื่อขอห้องพักในโรงแรมให้เขา เมื่อถามว่าเขาเป็นใคร ชาวต่างชาติตอบว่า: Domingo Rumardo Montealegre Almendares Covarrubias ; เมื่อได้ยินเช่นนี้ เจ้าของจึงบอกว่าสองคนแรกสามารถพักในโรงแรมของเขาได้ และที่เหลือ - ในโรงแรมตรงข้าม... และนี่คือชาวสเปนคนหนึ่ง

เมื่อมองแวบแรกอาจดูเหมือนไม่สำคัญหากข้อความหนึ่งขึ้นต้นด้วยคำว่า “... มีเกียรติที่จะประกาศว่า...” และอีกข้อความหนึ่งเพียง “... แจ้งว่า...” อย่างไรก็ตาม นี่ยังห่างไกลจาก กรณี. การออกจากสูตรที่ยอมรับโดยทั่วไปอาจเกิดขึ้นได้ แต่นี่ต้องเป็นขั้นตอนที่จงใจและต้องการเหตุผลที่จริงจัง ตัวอย่างเช่น เมื่อมีการนำเสนอหรือแสดงการประท้วงเกี่ยวกับสถานการณ์ความขัดแย้ง เอกสารอาจไม่มีคำชมเชยสุดท้ายตามปกติ (“... ใช้ประโยชน์จากโอกาสในการต่ออายุ... การรับรองของเขา... . เคารพ").

ความพยายามทางการฑูตของบางประเทศที่จะละทิ้งสูตรความสุภาพที่เป็นที่ยอมรับนั้นไม่ได้รับการสนับสนุนในแนวปฏิบัติระหว่างประเทศ รัฐส่วนใหญ่แสดงท่าทีแสดงความเคารพซึ่งกันและกันในจดหมายโต้ตอบทางการทูต หากฝ่ายใดฝ่ายหนึ่งปฏิเสธสูตรความสุภาพ อีกฝ่ายก็ทำเช่นเดียวกันโดยยึดหลักการตอบแทนซึ่งกันและกัน

เอกสารทางการทูตจะต้องมีลักษณะที่ไร้ที่ติ ดังนั้นเอกสารทางการฑูตทั้งหมดจึงพิมพ์บนกระดาษตัดด้วยเครื่องจักรคุณภาพสูงสุด เมื่อพิมพ์ข้อความ ไม่อนุญาตให้ลบและแก้ไข ซองเอกสารต้องมีขนาดและคุณภาพเหมาะสม ตราประทับควรอยู่ในตำแหน่งที่เหมาะสม - ที่ด้านล่างของเอกสารและข้อความควรอยู่ในตำแหน่งที่สวยงามตลอดทั้งแผ่น

ประวัติศาสตร์ทราบถึงกรณีที่กระดาษที่ใช้เขียนเอกสารมีความหมายมากกว่าเนื้อหาในนั้น

ในปีพ.ศ. 2458 ญี่ปุ่นยื่นคำขาดต่อจีน ซึ่งเรียกว่า "ข้อเรียกร้องยี่สิบเอ็ด" มันเป็นเรื่องเกี่ยวกับเงื่อนไขการขู่กรรโชก และประธานาธิบดีหยวน ซือไข่ ของจีนก็ตอบสนองช้า จากนั้นเอกอัครราชทูตญี่ปุ่นแนะนำให้เขาถือกระดาษที่ใช้พิมพ์คำขาดไว้ ภาพเงาลายน้ำของเรือรบญี่ปุ่นมองเห็นได้ชัดเจนบนกระดาษ

การติดต่อทางการทูตในยุคปัจจุบันไม่จำเป็นต้องใช้อาลักษณ์จำนวนมากในการ "ล้างบาป" ในเอกสารทางการ ปัจจุบัน จดหมายส่วนตัวที่มีลักษณะกึ่งทางการบางครั้งก็ยังเขียนด้วยมือ มีการพิมพ์จดหมายทางการฑูตอื่นๆ ทั้งหมด มักใช้อุปกรณ์ที่ซ้ำกันด้วยซ้ำ แต่ในขณะเดียวกันหากผู้เขียนจดหมายต้องการแสดงความเคารพเป็นพิเศษต่อผู้รับโดยกล่าวกับเขา (“ เรียนท่านเอกอัครราชทูต”, “นายรัฐมนตรี” ฯลฯ ) รวมถึงส่วนเสริมสุดท้าย ( “ด้วยความปรารถนาดี”, “ขอแสดงความนับถือ”) "ฯลฯ) เขาเขียนด้วยมือแม้ว่าข้อความที่เหลือจะถูกพิมพ์ก็ตาม

ปัจจุบันการประทับตราในเอกสารทางการทูตได้ลดน้อยลงจนกลายเป็นพิธีการที่เรียบง่าย ก่อนหน้านี้ตำแหน่งของตราประทับบนเอกสารมีความสำคัญขั้นพื้นฐาน ในปี 1595 เอกอัครราชทูตรัสเซีย Vasily Tyufyakin ซึ่งถูกส่งไปอิหร่านเพื่อทำสนธิสัญญา ได้รับคำสั่งให้ยืนยันว่า "ชาห์สั่งให้นิชาน (ตราประทับ) ของเขาแนบไปกับเอกสารขั้นสุดท้ายที่ด้านล่าง ไม่ใช่ที่ด้านบน" เพื่อเป็นการประนีประนอม เอกอัครราชทูตอาจตกลงให้ชาห์ประทับตรา “ที่ด้านข้างตรงกลางจดหมาย”

ตราพระราชลัญจกรเป็นสัญลักษณ์ของอำนาจและสามารถอยู่ได้ร่วมกับตราประทับของกษัตริย์องค์อื่นและอยู่ในระดับเดียวกันเท่านั้น2 สิ่งนี้เป็นพยานถึงความเท่าเทียมกันและอำนาจอธิปไตยของประมุขแห่งรัฐ และในปัจจุบันนี้ เมื่อประทับตราอย่างเป็นทางการ คุณควรตรวจสอบให้แน่ใจว่าตราอาร์มนั้นอยู่ในตำแหน่งแนวตั้งที่ถูกต้องและเคร่งครัด*

* ในราชกฎบัตรของเอกอัครราชทูตโมร็อกโก ตราประทับยังคงอยู่ที่ด้านบน นี่อาจเป็นประเทศเดียวในโลกที่ออกหนังสือรับรองในลักษณะนี้
กระทรวงการต่างประเทศดำเนินการติดต่อทางการทูตในภาษาของประเทศของตน อย่างไรก็ตาม อาจแนบคำแปลเป็นภาษาต่างประเทศมากับข้อความราชการด้วย สิ่งนี้จะเกิดขึ้นหากมีความตั้งใจที่จะถ่ายทอดเนื้อหาของเอกสารไปยังผู้รับโดยเร็วที่สุดและเพื่อป้องกันความไม่ถูกต้องที่อาจเกิดขึ้นเมื่อแปลเอกสารโดยผู้รับ ในปีแรกของคณะกรรมาธิการการต่างประเทศของประชาชน มีการส่งบันทึกวาจาจำนวนหนึ่งไปยังคณะผู้แทนต่างประเทศในกรุงมอสโกเป็นภาษาฝรั่งเศส

สถานทูตอาจโต้ตอบกับกระทรวงการต่างประเทศในภาษาของประเทศของตน แต่กฎข้อนี้ไม่เป็นสากล สถานทูตมักจะดำเนินการโต้ตอบในภาษาของประเทศเจ้าภาพหรือแนบการแปลเอกสารเป็นภาษานี้ไปกับต้นฉบับ ตามกฎแล้วเอกสารทางการทูตจะต้องส่งเป็นการส่วนตัวไปยังผู้รับหรือส่งทางไปรษณีย์และส่งมอบให้กับผู้มีอำนาจพิเศษโดยไม่ต้องลงนาม ไม่แนะนำให้ส่งจดหมายทางการทูตทางไปรษณีย์

ไม่ว่ารูปแบบและคุณลักษณะของความสุภาพในเอกสารทางการทูตจะมีความสำคัญเพียงใด ควรให้ความสำคัญกับเนื้อหา ความชัดเจนในการนำเสนอ ตรรกะของความคิด หลักฐานของข้อเท็จจริง โดยคำนึงถึงลักษณะของผู้รับและปฏิกิริยาที่อาจเกิดขึ้นต่อผู้รับ ส่วนหนึ่ง.

เอกสารทางการทูตจะมีผลใช้บังคับหากสะท้อนถึงปัญหาทั้งเล็กและใหญ่ที่ซับซ้อนซึ่งส่งผลกระทบต่อประเทศใดประเทศหนึ่งหรือหลายประเทศ หากเต็มไปด้วยความห่วงใยในความดีของมนุษยชาติ

ในการติดต่อทางการทูต ไม่ควรยอมรับความไม่ถูกต้อง การบิดเบือนข้อเท็จจริง หรือการกล่าวเกินจริงหรือเกินจริง ความสะเพร่าดังกล่าวทำให้เอกสารมีความเสี่ยง เนื่องจากเนื้อหาจะถูกตั้งคำถาม ตามกฎแล้วการแก้ไขและชี้แจงในภายหลังไม่สามารถช่วยได้ ดังนั้นเมื่อวิเคราะห์และเลือกข้อเท็จจริงในเอกสารคุณควรใช้เฉพาะข้อมูลที่มีความน่าเชื่อถืออย่างแท้จริงเท่านั้น

เป็นการเหมาะสมที่จะนำกฎนี้ไปใช้กับเอกสารทางการทูต: คำพูดควรแคบ แต่ความคิดควรกว้างขวาง ภาษาของเอกสารทางการทูตนั้นเรียบง่าย กระชับ การเปรียบเทียบและคำคุณศัพท์ไม่ค่อยได้ใช้ อย่างไรก็ตาม รูปภาพเชิงศิลปะที่ใช้กับสถานที่สามารถเสริมความหมายให้กับเอกสารได้

คำในเอกสารทางการทูตจะต้องถูกต้องตามแนวคิดที่ฝังอยู่ในนั้นอย่างแน่นอน หากคำในบริบทบางอย่างสามารถเข้าใจและตีความได้แตกต่างกันก็ไม่ควรใช้คำนั้น แต่ให้เลือกคำอื่น ภาษารัสเซียมีความหลากหลายและทรงพลัง แต่ความหลงใหลในรูปแบบวรรณกรรมโดยสูญเสียความชัดเจนและความชัดเจนอาจเป็นอันตรายได้

ในขณะที่นำเสนอแนวคิดอย่างชัดเจนและชัดเจน พยายามใช้คำที่สดใหม่และรูปแบบที่ไม่ซับซ้อน ผู้เขียนเอกสารไม่ควรละเลยแนวคิดที่สร้างและกำหนดไว้แล้ว ตัวอย่างเช่น ไม่จำเป็นต้องมองหาการแทนที่ความหมายสำหรับสำนวน "การอยู่ร่วมกันอย่างสันติ", "สงครามเย็น", การเมือง "จากตำแหน่งที่เข้มแข็ง", "ความคิดใหม่", "เปเรสทรอยกา", "การทูตสาธารณะ" การแสดงออกเหล่านี้และการแสดงออกที่คล้ายกันอื่น ๆ ในภาษาต่าง ๆ แสดงถึงแนวคิดเฉพาะที่เป็นเอกภาพ

คำในการติดต่อทางการทูตและในการทูตโดยทั่วไปสามารถเป็นได้ทั้งพันธมิตรและศัตรู คัดเลือกอย่างชำนาญและพูดได้ตรงประเด็น จะทำให้ผู้ที่สงสัย โน้มน้าวผู้ที่ลังเลไปในทิศทางที่ถูกต้อง และเพิ่มความมั่นใจให้กับผู้ที่เห็นอกเห็นใจ ด้วยการคัดสรรสื่อวาจาที่เข้มงวด เอกสารทางการทูตจะกลายเป็นหลักฐานและน่าเชื่อถือ คำพูดที่พูดอย่างเร่งรีบซึ่งเขียนในเอกสารอย่างเร่งรีบจะกลายเป็นศัตรูเพราะพวกเขาพูดว่า: "คำนี้ไม่ใช่นกกระจอก ถ้ามันบินออกไปคุณจะไม่จับมัน"